FIFO, LIFO i FEFO to trzy zasady, które decydują, który towar opuszcza magazyn jako pierwszy. Brzmią jak techniczny szczegół, a jednak od ich wyboru zależy, czy towar trafi do klienta, czy do utylizacji. Z tego artykułu dowiesz się, na czym polega każda z tych metod, gdzie się sprawdza i dlaczego ta sama zasada w innym magazynie przynosi straty.
Stawka jest wysoka. Według najnowszych danych Eurostatu za 2024 rok na każdego mieszkańca Polski przypada ok. 130 kg zmarnowanej żywności rocznie. W całej Unii handel i dystrybucja odpowiadają za ok. 8% tych strat, czyli ok. 10 kg na osobę. Z kolei w dystrybucji leków kolejność wydawania nie jest kwestią wyboru. Unijne wytyczne Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej (GDP) wprost wymagają rotacji zapasów według zasady FEFO.
Większość logistyków zaczyna od jednej prostej reguły: starszy towar wydajemy jako pierwszy. Brzmi rozsądnie, dlatego wiele osób traktuje FIFO jak jedyną słuszną metodę. Tymczasem są magazyny, w których ta zasada prowadzi prosto do strat. Są też takie, w których „odwrotne” LIFO działa lepiej niż klasyczny porządek.
Czym są zasady wydawania towaru?
Zasady wydawania towaru (ang. stock rotation) określają kolejność, w jakiej partie opuszczają magazyn. Wspominałem o nich krótko przy okazji błędów w magazynowaniu. Tutaj przyglądamy się im dokładniej, ponieważ żadna z nich nie jest uniwersalna.
Warto też od razu rozróżnić dwa światy. W magazynie FIFO czy LIFO dotyczy fizycznego ruchu palet. Natomiast w księgowości te same skróty oznaczają sposób wyceny zapasów. Polska ustawa o rachunkowości dopuszcza obie metody, jednak międzynarodowe standardy MSSF nie pozwalają stosować LIFO. W tym artykule chodzi o magazyn, czyli o to, co fizycznie wyjeżdża z regału.
Która metoda jest więc najlepsza? Odpowiedź zależy od towaru.
FIFO – pierwsze przyszło, pierwsze wychodzi
FIFO (ang. First In, First Out) oznacza, że jako pierwszy wychodzi towar, który najwcześniej trafił do magazynu. Działa jak kolejka do kasy: kto pierwszy przyszedł, ten pierwszy jest obsłużony. Dzięki temu partie nie zalegają na regałach, a zapas stale się odświeża.
Gdzie się sprawdza: w handlu, e-commerce, odzieży czy elektronice. Taki towar zwykle nie ma daty ważności, ale z czasem traci wartość. Wychodzi z mody albo zastępuje go nowszy model. W praktyce FIFO dobrze wspierają regały przepływowe, w których towar ładuje się z jednej strony, a pobiera z drugiej.
Gdzie staje się błędem: tam, gdzie liczy się data ważności. Późniejsza dostawa może mieć krótszy termin niż partia, która przyszła tydzień wcześniej. Wtedy FIFO każe wydać towar z dłuższą datą, a ten z krótszą czeka na regale i może się przeterminować.
LIFO – ostatnie przyszło, pierwsze wychodzi
LIFO (ang. Last In, First Out) to odwrotność FIFO. Jako pierwszy wychodzi towar, który dotarł do magazynu najpóźniej. Na pierwszy rzut oka wygląda to na bałagan, jednak w niektórych magazynach to najrozsądniejszy wybór.
Gdzie się sprawdza: przy towarach, które się nie starzeją, np. materiałach budowlanych, kruszywach czy opakowaniach. LIFO dobrze współgra z regałami wjezdnymi (drive-in), do których wózek wjeżdża tylko z jednej strony. Ostatnia odłożona paleta stoi najbliżej, więc pobiera się ją najszybciej. W efekcie magazyn mieści więcej towaru, a operator pokonuje krótsze trasy.
Gdzie staje się błędem: wszędzie tam, gdzie produkt ma termin przydatności. Starsze partie mogą wtedy miesiącami stać na końcu regału i niepostrzeżenie tracić wartość. Dlatego przy LIFO warto okresowo „zerować” lokalizacje, czyli wydawać je do końca, zanim trafi tam nowa dostawa.
FEFO – pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi
FEFO (ang. First Expired, First Out) ustala kolejność według daty ważności, a nie daty przyjęcia. To właśnie odpowiedź na problem, w którym klasyczne FIFO prowadzi do strat. Liczy się tu bowiem nie to, kiedy towar przyszedł, ale kiedy straci przydatność.
Gdzie się sprawdza: w branży spożywczej, farmaceutycznej i kosmetycznej. W dystrybucji leków FEFO jest wręcz wymogiem wytycznych GDP. Bliską odmianą jest FMFO (ang. First Manufactured, First Out), które kieruje się datą produkcji.
Gdzie staje się błędem: przy towarach bez terminu przydatności. FEFO wymaga bowiem dostępu do każdej palety i ewidencji dat dla każdej partii. Przy cegłach czy śrubach to dodatkowa praca i gorsze wykorzystanie przestrzeni, które nic nie dają. Ponadto przy dużej liczbie partii ręczne pilnowanie dat szybko zawodzi. Wtedy przydaje się system WMS, który sam wskazuje właściwą partię do wydania.
Najważniejsze wnioski
FIFO, LIFO i FEFO odpowiadają na to samo pytanie: który towar powinien opuścić magazyn jako pierwszy. Każda z nich daje jednak inną odpowiedź, bo chroni przed innym ryzykiem. FIFO zapobiega starzeniu się towaru, LIFO oszczędza miejsce i czas, a FEFO chroni przed przeterminowaniem.
Dlatego nie warto szukać jednej uniwersalnej zasady. Często jeden magazyn łączy kilka metod, np. FEFO dla żywności i FIFO dla artykułów przemysłowych. Nie ma najlepszej metody. Jest metoda dopasowana do towaru.
A jaką zasadę stosuje się w Twoim magazynie? Napisz w komentarzu, czy zdarzają się od niej wyjątki.